Niatnya selama liburan mau sering2 nulis, tapi
niat tinggalah niat.. #kebiasaan, ehehe.. Setelah kelar semua urusan winter
semester yang melelahkan jiwa raga, gue langsung siap-siap buat kedatengan anak+bini.
Bikin itinerary, booking hotel sana-sini, transport Seoul-Busan-Jeju-Seoul,
beliin titipan plus oleh2 biar pas si Neng dan Niqu dateng gak diribetin lagi
urusan beginian. Selama mereka di sini jelas gue gak mungkin nulis, setelah
mereka pulang yah seperti biasa, gue males, sampe akhirnya hari ini di akhir
Februari dan liburan udah mau kelar, baru ada niatan nulis.
Oiya, dari kemaren banyak yang nanyain soal
beasiswa KOICA boleh bawa keluarga gak? Jawabannya GAK BOLEH, walaupun dengan biaya sendiri. KOICA emang agak ketat
sih soal aturan ini, dari wawancara pertama juga udah ditanyain masalah ini. Ini
juga yang jadi salah satu alesan orang gak mau daftar KOICA. Alesan pastinya gue
kurang tau, tapi yang jelas sih bakal berat banget kalo bawa keluarga ke sini
dengan uang saku 999.000 won per bulan. Gue sendiri emang udah diskusi dari awal sama si Neng, dimanapun gue lanjut S2, keluarga akan ditinggal,
makanya gue nyari sekolah yang gak jauh-jauh dari Indonesia biar bisa sering dijenguk.
Ntar aja kalo lanjut S3 (semoga ada niat beneran yak) baru keluarga ikut.
Oke, mari lanjutkan tulisan tentang tahapan
KOICA. Jadi kali ini gue mau cerita tentang kelengkapan administratif yang harus
disiapin sebelum keberangkatan. Ada tiga jenis kelengkapan yang mesti kita penuhi
sebelum berangkat, yaitu urusan kaitannya dengan ke-PNS-an, urusannya dengan
KOICA (pengurusan visa), dan urusannya sama SNU.
Sebagai PNS yang mau tugas belajar, yang wajib
banget dipunya adalah paspor dinas dan
juga surat dari Setneg yang nantinya diperlukan buat penyesuaian ijazah (ini
pengalaman temen yang ditanyain surat Setneg pas mau penyesuaian ijazah
Australianya). Masalah paspor dinas ini sebenernya gak diwajibin sama KOICA,
tapi hampir semua institusi pemerintahan mewajibkan hal ini, alesannya yah
keperluan penyesuaian ijazah nantinya, tapi gue juga nemuin temen PNS yang diperbolehkan
pake paspor ijo, entahlah, yang pasti kantor gue mewajibkan penggunaan paspor dinas.
Prosedur bikin paspor dinas yah lumayan ribet dan lama. Gue sendiri sebenernya
udah punya paspor dinas, tapi tetep aje mesti melewati proses yang sama dengan pembuatan
paspor dinas karena gue butuh surat rekomendasi dari Kemenlu buat bikin visa.
Satu hal lagi yang mesti diurus karena gue seorang PNS adalah surat perjanjian,
yah semacam kontrak gue harus balik lagi setelah selesai kuliah dan “diiket”
selama 2n+1 tahun, n = masa kuliah.
Setelah dapet acceptance letter dari KOICA, pertama banget yang gue lakuin adalah
bikin memo dari eselon 2 gue ke eselon 2nya SDM, intinya ngasih tau secara
formal kalo gue keterima dan minta tolong disiapkan kelengkapan administrasi
buat diajukan ke Biro KTLN Setneg. Nah abis dapet memo dari eselon 2 gue, nanti
SDM bikin memo perijinan ke Sekretaris Kabinet juga kelengkapan lainnya. Setelah lengkap,
berkasnya gue kirim ke KTLN Setneg. Oiya, kan sekarang kalo buat dines luar
negeri udah ada sistem yang terkomputerisasi, nah kalo gue kemaren masih manual,
beda katanya kalo buat beasiswa KOICA. Nanti dari KTLN Setneg ngasih surat ijin
belajar sama pengantar buat ke Kemenlu. Kemudian masukin berkas ke Kemenlu,
oiya di formnya jangan lupa centang apa aja yang kita butuhin, yang jelas sih
paspor dinas, exit permit, sama surat rekomendasi untuk keperluan pengajuan visa belajar.
Kalo ada yang kelupaan dicentang gak akan dibuatin sama Kemenlunya, kejadian
temen gue gak nyentang surat rekomendasi buat visa, akhirnya ngajuin ulang lagi
buat dapet rekomendasi visa. Kalo gue karena udah ada paspor dinas, jadi gue
centangnya exit permit sama surat
rekomendasi visa aja.
Durasi ngerjain semuanya sekitaran sebulanan
kayaknya. Dari semua yang paling jelas SOPnya itu Kemenlu, pokoknya kalo tanpa
paspor dinas waktunya 2 hari kerja, dengan paspor dinas 3 hari kerja udah jadi.
Ini udah mutlak, bisa dipercepat kalo emang mendesak, harus disertai keterangan
yang jelas, ini gue alami sendiri waktu mau dinas ke Inggris. Di kantor gue yah
tergantung kesibukan pimpinan. Nah yang paling deg-degan itu di KTLN Setneg,
mesti dipantau terus-terusan, kabarnya sih sekarang pelayanannya udah lebih
baik.
Setelah paspor dinas yang di dalemnya udah ada sticker exit permit dan surat rekomendasi
visa ada di tangan kita, berkas itu kita kirim ke KOICA buat keperluan ngurus visa D-2.
Selain 2 hal itu, kita juga mesti nyerahin sertifikat bebas TBC dari salah satu rumah
sakit yang ditunjuk Kedubes Korea di Indonesia (link ini). Gue waktu itu di RS
Medistra (di deket Kedubes Korea), di situ lebih murah dari RS. MMC, kalo mau
lebih murah lagi di RSUP Sardjito Yogyakarta, jaooooooh, hehe. Biaya periksa
TBC ini ditanggung sendiri, jadi pilih yang murah-murah aje, hehe... Ada
beberapa form yang mesti diisi, nanti ini dikasih contoh pengisiannya oleh pihak
KOICA, terus juga Ijazah dan transkrip yang udah dilegalisir. Selanjutnya KOICA
yang ngurus, kita gak usah ribet ngurus ke Kedubes Korea lagi. Ini sih salah
satu keuntungan beasiswa KOICA, kita bener-bener diurusin semua, ditanggung
juga biaya visanya.
Berkas selanjutnya adalah yang diminta dari
universitas, gue cerita kasusnya SNU yak, soalnya tiap universitas beda-beda keperluannya.
SNU minta gak banyak tapi cukup bikin pusing. Pertama pas foto ukuran 3,5 x 4
cm sebanyak 3 buah, ini buat keperluan bikin alien card. Karena khawatir ntar ribet kalo mesti ngurus foto pas
udah sampe Seoul, jadi pihak SNU nyuruh nyiapin dari Indonesia aja.
Berikutnya adalah copy Ijazah dan transkrip
nilai yang udah dilegalisir kampus dan udah diterjemahin ke bahasa Inggris
pluuuuuuuuuuuuus udah dilegalisir Kedubes Korea di Indonesia. Minta legalisir
di Kedubes Korea gak terlalu ribet sih, tinggal dateng ke Kedubes Korea bawa
ijazah dan transkrip nilai yang asli, KTP/paspor, sama copy ijazah dan
transkrip yang akan dilegalisir, udah diterjemahin ke bahasa Inggris sama udah
dilegalisir notaris juga ya. Legalisir notaris gue cari di deket rumah yang
lumayan murah dibandingin notaris di Kuningan yang tempo hari buat berkas
pendaftaran, kalo gak salah 50 ribu per lembar. Biaya legalisir di Kedubes Korea gak sampe 60
ribu per dokumen, ijazah dan transkrip dianggap 1 dokumen. Nunggu gak sampe
sejam sih udah kelar.
SNU juga minta hasil tes TBC, dikasih form yang
mesti ditandatangani dokter gitu, gue waktu itu minta ke dokter di RS. Medistra,
sekalian yang buat kelengkapan berkas visa D-2. Nah yang paling ribet itu
adalah masalah vaksin MMR!! Kalo waktu kecil kita pernah 2 kali vaksin MMR,
kita tinggal ngasih liat rekam mediknya. Kalo gak ada, mesti ngelakuin anti-body
test yang biayanya gak murah, temen gue tes di Lab UI Salemba sekitar sejutaan, ini udah paling murah, di rumah sakit yang ada di Jakarta lebih mahal lagi soalnya. Nah gue udah nanya ke enyak gue, gak pernah katanya, jadi gue mesti
vaksin MMR 2 kali dengan jeda 28 hari, bisa keduanya di Indonesia, bisa juga
pertama di Indonesia berikutnya di klinik SNU, pokoknya atleast sekali di Indonesia. Masalahnya saat itu adalah vaksin MMR
lagi distop di Indonesia, beneran susah banget nyari vaksin MMR. Gue udah telponin
semua rumah sakit juga rumah vaksin di Jakarta, gak nemu. Gue bahkan nelpon Biofarma
di Bandung yang emang spesialisasinya vaksin, gak ada juga. Semua jawabannya
sama, lagi distop di Indonesia. Gue laporan ke pihak SNU, mereka minta surat/dokumen
resmi yang menerangkan kalo vaksin MMR udah distop di Indonesia, semua rumah
sakit yang gue telepon dan biofarma bilang gak ada. Akhirnya secercah harapan
dateng dari temen gue yang juga mau berangkat ke Amerika buat sekolah, doi pas
Juni dapet vaksin MMR di salah satu klinik di daerah Percetakan Negara Jakarta
Pusat. Gue telepon ke sana, naasnya stoknya lagi abis, baru ada lagi Agustus,
sedangkan deadline buat ngumpulin
berkas vaksin itu tanggal 30 Juli!!! Gue disuruh reservasi aja dulu, tapi
mereka gak janji gue akan dapet sebelum tanggal keberangkatan gue karena
antriannya panjang banget. Klinik ini ternyata import vaksin MMR dari
Singapura, karena emang yang butuh banyak, biasanya buat yang mau sekolah ke
luar negeri, jadi stoknya gak selalu ada. Bener-bener bikin stres deh masalah
vaksin ini. Gue laporan lagi ke SNU, mereka akhirnya nyuruh gue bikin surat
sendiri di atas materai yang menceritakan yang gue alami dan juga bilang kalo 2
vaksin MMR akan gue dapatkan di klinik SNU. Setelah pihak SNU ngasih solusi
itu, eh gue dapet telpon dari klinik tadi kalo gue bisa ngelakuin vaksinnya
tanggal 24 Juli, tapi di klinik yang di daerah Mangga Dua.
Alhamdulillaaaaaaaaaaaah, seneng banget gueeeee. Biaya vaksin MMR di sana 900
ribu, mahaaaal!! Karena udah dapet vaksin pertama itu, gue gak perlu lagi bikin
surat keterangan. Vaksin kedua gue lakuin di klinik SNU, daaaaaaaaaaaaaaan
harganya 33.000 won sajaaaaaa atau sekitar 400ribuan!! Tau gitu gue bikin surat
keterangan aja ya, kedua vaksinnya di klinik SNU, hiks..
Persiapan administratif sebelum keberangkatan itu aja sih. Cuma vaksin itu aja yang paling bikin pusing dan
menguras banyak duit!! Semoga sekarang udah gampang ya didapetnya itu vaksin.
Eh lupa bilang, yang butuh vaksin itu SNU doang deng, ijazah legalisir Kedubes
Korea juga gak semua universitas minta. Kalo kata Mbak Yulia KOICA, kalo kampus
bagus biasanya emang mintanya macem-macem. Jieeeee kampus bagus, jieeeeee,
bwehehehe....
Selanjutnya gue akan ceritain persiapan lainnya
sebelum keberangkatan yak. Semoga bisa segera gue tulis. Minggu depan gue ada ujian
kompre, qualification test buat Thesis
gitu deh, doakan yak!! Gue juga udah mesti nyelesain proposal thesis gue
sebelum ketemuan pembimbing Maret nanti, semangaaaat!!! Oiya, yang lagi nyiapin
berkas buat daftar KOICA juga semangat!! Kalo ada yang mau ditanya, email gue
aja ke andrian.fauzi@gmail.com
atau gak dm Instagram gue di @andrian.fauzi (kalo mau difollow boleh banget
loooh, haha), soalnya kalo cuma komen di sini takut kelamaan balesnya.